Assistenz der Geschäftsführung (w/m/x)

• Sie übernehmen die verlässliche organisatorische und administrative Entlastung der Geschäftsführung im laufenden Tagesgeschäft.
• Sie betreuen den Empfangsbereich und übernehmen den herzlichen Empfang sowie die Bewirtung von Gästen (z. B. Architekt:innen, Baufirmen, Kund:innen und Kolleg:innen).
• Sie wickeln die Telefonzentrale, den Postein- und -ausgang sowie die allgemeine Korrespondenz professionell ab.
• Sie koordinieren selbstständig Termine für die Geschäftsführung und organisieren das Reisemanagement inklusive Flug-, Zug- und Hotelbuchungen.
• Sie unterstützen bei Angebotseinholungen, Rechnungsprüfungen und der Vorbereitung von Besprechungsunterlagen mit MS Office.

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Front- oder Backoffice-Bereich (Branchenpraxis im Bereich Bau/Immobilien ist willkommen, aber keine Voraussetzung).
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. LAP Bürokaufmann/-frau, HAK/HAS, Kolleg) oder ein absolviertes Studium.
• Versierten Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook für Postfächer/Kalender, Word und Excel) sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in interne IT-Systeme.
• Hands-on-Mentalität für den aktiven Standortaufbau, strukturierte Arbeitsweise und hohe Stressresistenz.
• Gewinnendes, diplomatisches Auftreten mit hervorragenden Umgangsformen.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen zum Standort in Graz (ca. 1x pro Monat)

Diese Position bietet eine Pionierrolle: Sie gestalten den Neuaufbau des Wiener Standorts von Tag 1 an aktiv mit. Durch die direkte Anbindung an die Geschäftsführung profitieren Sie von kurzen Entscheidungswegen, flachen Hierarchien und dem Arbeiten mit „langer Leine“. Dabei verbindet die Rolle die Dynamik eines im Aufbau befindlichen Teams vor Ort mit der langfristigen Stabilität und Sicherheit eines etablierten Unternehmens.