Office Manager:in (w/m/x) – Sekretariat & Administration (20 Wochenstunden)

• Front Office Management inklusive Telefonservice
• Management des zentralen Postfachs und kompetente Beantwortung/Weiterleitung von Anfragen
• Pflege der digitalen Ablagestrukturen und Überblick über Dokumente und Versionen
• Aktualisierung von Kontaktlisten und Verteilern – damit niemand verloren geht
• Unterstützung bei der Pflege der Website und Einspielen neuer Inhalte
• Mitarbeit im Bereich Eventmanagement (Foren, Klausuren, Tagungen oder Workshops)
• Organisation von Meetings, Buchung von Rä̈umen und Versand von Einladungen
• Kommunikation als Schnittstelle zwischen internen Teams und externen Partner:innen
• Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Briefen und Präsentationen
• Technische Umsetzung und Begleitung von Online-Meetings (Microsoft Teams)

Erste Erfahrung im Sekretariat, Office Management oder in einer ä̈hnlichen Rolle sind eine gute Basis. Organisation ist deine Stärke – auch bei mehreren Tasks gleichzeitig behältst du den Überblick. Du bist versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und das Erstellen von Präsentationen, Serienbriefen oder Drucksorten ist für dich kein Problem. Als nice-to-have bringst du Erfahrung/Interesse an digitalen Tools mit (Newsletter, Website, Einsatz von KI usw.).

Wichtig sind uns außerdem:

• Sichere Ausdrucksweise auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich
• Freundliches, professionelles Auftreten mit ausgeprägtem Servicegedanken
• Eigenständige, genaue und verlässliche Arbeitsweise
• Teamgeist und die Lust, Verantwortung zu übernehmen

• Gleitzeit im Rahmen deiner 20 Wochenstunden
• Moderner Arbeitsplatz mitten in Wien – perfekt erreichbar mit Öffi oder Rad
• Gründliche Einschulung und Perspektive auf eine langfristige Zusammenarbeit
• Übernahme der Kosten für dein Klimaticket – weil uns Nachhaltigkeit am Herzen liegt